ข้อควรรู้ เลือกระบบลงเวลาเข้างานยังไง ให้องค์กรมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

[Hanako5]

ในปัจจุบันองค์กรส่วนใหญ่ นิยมหันมาใช้ระบบลงเวลาเข้างานออนไลน์ เพื่อความสะดวก รวดเร็ว และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บข้อมูล แต่หากเลือกใช้ระบบที่ไม่มีคุณภาพมากพอ องค์กรก็อาจต้องมานั่งแก้ปัญหาต่าง ๆ ไม่สิ้นสุด Cloud-TA จึงได้เตรียมวิธีการเลือกระบบลงเวลาเข้า - ออกงาน มาให้ทุกคนได้ศึกษากันแล้ว ดังนี้
[ul]

• ระบบยืนยันตัวตนหลายขั้นตอน

[/ul]
ระบบลงเวลาเข้า - ออกงานที่ดี (Time Attendance) ต้องเป็นระบบที่มีการยืนยันตัวตนหลายขั้นตอน (Multi-Factor Authentication) หรือกระบวนการที่ใช้การยืนยันตัวตนของผู้ใช้ มากกว่าหนึ่งขั้นตอน เช่น การสแกนลายนิ้วมือ และการใช้รหัสผ่าน ควบคู่กับการยืนยันเลข OTP เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานสามารถลงเวลาแทนกันได้ รวมถึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลส่วนตัว จะไม่ถูกเข้าถึงโดยผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตอย่างแน่นอน
[ul]

• บันทึกข้อมูลลงเวลาแบบเรียลไทม์

[/ul]
จุดเด่นที่น่าสนใจของระบบลงเวลายุคใหม่ คือ การอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ โดยเมื่อพนักงานเช็กอินเข้างาน ข้อมูลก็จะถูกอัปเดตทันที และไม่สามารถแก้ไขได้ในภายหลัง ทำให้ HR และหัวหน้างานมีข้อมูลที่เรียลไทม์ และถูกต้อง ช่วยลดการทุจริตที่เกิดจากการปรับแต่ง หรือแก้ไขข้อมูลการลงเวลา ส่งผลให้ภาพลักษณ์ขององค์กรดูโปร่งใสยิ่งขึ้น
[ul]

• ใช้เทคโนโลยี GPS ตรวจจับตำแหน่ง

[/ul]
อีกหนึ่งจุดที่ควรพิจารณา ในการเลือกระบบบันทึกเวลามาใช้งานในองค์กร คือ การใช้เทคโนโลยี GPS เข้ามาช่วยตรวจสอบตำแหน่งของพนักงาน ขณะลงเวลาเข้างาน โดยระบบจะมีการตั้งค่าตำแหน่ง ที่สามารถเช็กอินเข้างานได้ ภายในสถานที่ที่กำหนดเท่านั้น เช่น ที่ทำงาน หรือที่อยู่อาศัย ในกรณีที่บริษัทมีนโยบาย Work from home 
[ul]

• สร้างระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ

[/ul]
หากพนักงานต้องการเขียนคำร้องการลางาน หรือต้องการเอกสารอื่น ๆ ระบบลงเวลางานที่ดี จะต้องมีการส่งแจ้งเตือนไปยัง HR หรือหัวหน้างานได้ในทันที รวมถึงส่งแจ้งเตือนในกรณีที่พบการเช็กอินเข้างานที่ผิดปกติ เพื่อให้คำร้อง และข้อมูลต่าง ๆ ไม่มีผิดพลาด รวมถึงไม่มีส่วนไหนตกหล่น


ขอบคุณข้อมูลจาก https://cloud-ta.com/